Quem fala nem sempre é escutado e mesmo quando se recebe a atenção desejada, não compreendem a mensagem transmitida. Se uma situação como essa causa transtorno a uma pessoa física, quais as consequências que uma empresa enfrenta quanto não conta uma política de entendimento aberta, clara e objetiva diante dos seus profissionais? Foi justamente para evitar uma situação similar a essa que a Unimed Porto Alegre passou a considerar, em sua gestão estratégica, a comunicação interna como uma excelente ferramenta para alinhar valores e disseminar informações de forma ágil e eficaz.
Graças a essa postura, hoje a Unimed Porto Alegre realiza investimentos maciços na comunicação junto aos funcionários. "Na perspectiva adotada pela Unimed Porto Alegre, cuidar é adicionar uma dimensão humana à excelência em serviços. E, neste sentido a comunicação interna, alinhada aos valores e à estratégia da organização torna-se vital para que nossos colaboradores acompanhem, de forma dinâmica, tudo que se passa na cooperativa", sinaliza Estela Marcadella, gerente de Recursos Humanos da Unimed POA.
Esse trabalho, contudo, não começou há pouco tempo. Desde outubro de 2008, a cooperativa realiza ações que impactaram na estrutura da área de comunicação interna e de endomarketing. Vale explicar que o principal objetivo desse trabalho é alinhar esse setor aos valores da empresa e transformá-los erramentas de expressão e reforço à cultura organizacional. Dessa maneira, a Unimed POA consegue atender às necessidades criadas pela expansão do quadro de colaboradores e à demanda específica da geração Y.
Na prática, foram criados veículos segmentados de comunicação, de acordo com as necessidades da empresa. No final de 2009, a organização passou a trabalhar a interatividade da comunicação, procurando reforçar as vias de "mão dupla" e novas alternativas de participações interativas. Dentro desse contexto, foi estabelecido um calendário bem estruturado de ações motivacionais e campanhas criativas.
Os canais de comunicação - Com uma estrutura focada nas necessidades institucionais, atualmente a comunicação inferna é coordenada pela área de RH. Contudo, os demais setores contribuem com o processo enviando sugestões de pautas e notícias que circulam através dos canais formais. Atualmente, a Unimed Porto Alegre conta com veículos diversificados que levam informações seguras aos funcionários e evitam que os "boatos" comprometam o clima e o andamento das atividades diárias.
Dentre os canais de comunicação da Unimed POA encontra-se a "Palavra do Presidente" - uma espécie de "carta aos colaboradores" que é distribuída por e-mail. Nesse espaço são tratados os assuntos de maior relevância para a cooperativa como, por exemplo, a incorporação de outra Unimed, o processo eleitoral, novos e significativos negócios, entre outros assuntos relevantes à empresa.
Participação dos gestores - Estela Marcadella cita que os gestores exercem um papel chave, pois levam às suas equipes informações da cooperativa e ao mesmo tempo trazem o feedback dos colaboradores. Com isso é possível administrar o "fluxo multidirecional', um processo que nutre a comunicação em toda a organização. Para que os líderes tenham suporte e realizem esse trabalho, foi criado o "Líderes Comunicadores" - uma ferramenta exclusiva de informações, com periodicidade variável.
Através desse mecanismo, as lideranças são informadas com antecedência sobre todas as ações de comunicação da cooperativa e que só serão divulgadas posteriormente para o conjunto dos colaboradores. "Quando se trata de campanhas de motivação, os líderes recebem em anexo toda a campanha, o material que será usado e outros dados relevantes.
Outros enfoques também ganham espaço como o envio de orientações sobre como o gestor deve atuar junto à sua equipe. A comunicação interna como ferramenta na consecução dos objetivos estratégicos da cooperativa, explica a gerente de RH, tornou-se um elemento importante de apoio ao papel dos líderes diante dos liderados, uma vez que os gestores conseguem trabalhar dimensões como motivação e agilização de atividades.
Outro canal de comunicação utilizado pela Unimed POA é o Toda Hora - uma "news" eletrônica, com periodicidade semanal. Em todas as edições são veiculadas matérias de interesse geral como: medicina preventiva; informações sobre os grupos de atividades voltadas para a saúde e a qualidade de vida; dicas da CIPA; nomes dos colaboradores promovidos; notícias do comitê de gestão ambiental, entre outros assuntos. O Toda Hora, além de levar notícias da cooperativa, transformou-se em um "retrato" dos colaboradores da Unimed Porto Alegre, uma vez que os profissionais ganham espaço através da divulgação de fotos, depoimentos sobre os temas abordados e relatos pessoais.
Acompanhando o clima tecnológico, a Unimed POA divulga as atividades com vistas ao desenvolvimento humano via e-mail para todos os colaboradores. As mensagens virtuais contemplam, ainda, comunicados sobre promoções internas de gestores assim com a realização de eventos institucionais. Somando-se a esses instrumentos de comunicação interna, a empresa instituiu o "No Ar" - um recurso eletrônico que tem a finalidade específica de informar aos colaboradores as novidades sobre campanhas e ações externas da cooperativa.
Painéis - Existem ainda na cooperativa os chamados Painéis, que se encontram localizados em pontos estratégicos de todas as unidades da Unimed POA. A finalidade desse canal é trabalhar campanhas, fazer a cobertura de eventos e conquistas, além de levar para o cliente interno informações sobre lazer e cultura. Em cada painel encontra-se uma caixa para coleta de notícias, o "Divulgue" que está focado na interatividade. "No Divulgue, os colaboradores podem encaminhar suas sugestões e notícias. Esse canal também está disponível através do e-mail institucional", complementa Estela Marcadella, ao citar que em certos momentos esses espaços tornam-se divertidos e muito interativos. No Natal, por exemplo, esse canal de comunicação interna trouxe um cartaz formado por adesivos - que incentivavam campanhas de doações - e que podiam retirados e usados pelos colaboradores. No período do Carnaval, são oferecidos aos funcionários outros atrativos como máscaras e colares para que todos sintam o clima da folia.
"Promovemos a realização de campanhas focadas em colaboradores que vivem momentos especiais de suas vidas, como o nascimento de um filho, a realização de formaturas ou datas de aniversário. Para cada situação dessas existem materiais e ações específicas. A mãe, por exemplo, recebe a visita na maternidade por representantes do RH, que levam, de presente, uma cesta de produtos para o bebê, acompanhada de cartão assinado pela diretoria. Enviamos aos formandos cartões especiais - um assinado pela diretoria e outro com mensagens de colegas, juntamente com uma cesta de café da manhã no dia da formatura do colaborador. Para os aniversariantes oferecemos um momento happy hour, sempre na última sexta feira do mês", sintetiza a gerente de RH, ao destacar que outras ações pontuais são realizadas e que marcam datas comemorativas como o Dia Internacional da Mulher, a Páscoa, o valor Excelência no Cuidado ao Cliente, entre outros.
Avaliação e benefícios - Diante de tantas ações votadas para a comunicação interna, a cada ano a Unimed POA realiza uma pesquisa de satisfação para mensurar os resultados e ouvir a opinião dos colaboradores em relação às iniciativas adotadas. Quando indagada sobre os benefícios gerados por esse investimento específico, Estela Marcadella afirma que ocorreu um maior alinhamento junto ao público interno, que passou a conhecer mais a organização em que atua.
Inclusive, a gerente de RH pontua que quem fecha os olhos para a comunicação direta com os colaboradores, sofre uma grande perda de tornar a empresa mais engajada, dinâmica e interativa. "A comunicação interna é uma ferramenta maravilhosa que auxilia em muito no fortalecimento da cultura organizacional. Quando bem conduzida provoca com certeza o desenvolvimento da organização", finaliza.
Por Patrícia Bispo para o RH.com.br
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